Pentru preluarea în programul DataBal a datelor introduse în programul de stocuri XStock trebuie să urmaţi paşii următori:
1. Configurarea sursei sau surselor importului de date (operaţie preliminară care trebuie efectuată o singură dată):
– alegeţi opţiunea „Acces la date XStock3” din meniul „Configurare”
– în fereastra care se deschide completaţi în tabel câte un rând pentru fiecare bază de date XStock pe care doriţi să o importaţi:
– alias: un nume dat de Dvs. pentru respectiva bază de date (de exemplu „Baza stocuri”)
– directorul bazei de date: folder-ul unde se găseşte respectiva bază de date (de exemplu „D:\Baze test\Stoc Tutorial”); puteţi folosi butonul „Director” pentru a alege folder-ul respectiv.
După terminarea completării tabelului apăsaţi butonul „OK”.
Paşii următori trebuie efectuaţi de fiecare dată când doriţi să faceţi importul datelor:
2. Alegeţi opţiunea „Import din XStock3” din meniul „Utilitare”.
3. Selectaţi baza de date din care doriţi să faceţi importul.
4. Selectaţi perioada pentru care dorţi să faceţi importul.
5. Selectaţi tipul operaţiilor (cumpărări, vânzări, încasări, etc.) şi tipul documentelor (facturi, avize, bonuri de consum, etc.) pe care doriţi să le importaţi.
6. În ferestrele care urmează sunt validate datele introduse în programul XStock cu conturile din programul DataBal.
– dacă butonul „OK” este activ înseamnă că conturile folosite în programul XStock sunt corecte şi puteţi trece mai departe.
– dacă butonul „OK” nu este activ înseamnă că există erori de validare a conturilor; pentru a afla care sunt conturile eronate, parcurgeţi lista afişată şi căutaţi care dintre ele sunt colorate, acestea fiind cele incorecte; după efectuarea corecţiilor reluaţi procedura de import; culorile conturilor au următoarea semnificaţie:
– roşu: contul nu există în planul de conturi DataBal şi trebuie adăugat
– albastru: contul are definite sintetice extinse în planul de conturi DataBal; în programul XStock va trebui modificat contul cu un cont de nivel sintetic extins
– verde: contul are definite conturi analitice în planul de conturi DataBal; în programul XStock va trebui modificat contul cu un cont de nivel analitic
– galben: contul are definite conturi subanalitice în planul de conturi DataBal; în programul XStock va trebui modificat contul cu un cont de nivel subanalitic.
Obs.:
– pentru aceeaşi bază de date XStock şi aceeaşi perioadă un import nou suprascrie vechiul import
– puteţi şterge un import folosind opţiunea „Sterg import XStock3” din meniul „Utilitare” submeniul „Stergere import din stoc”.
Detalii suplimentare despre utilizarea programului DataBal găsiţi în manualul acestuia, aflat în folderul în care s-a făcut instalarea (de ex. „C:\Program Files\ProgrameConta\DataBal”).